Soal Pengantar Management

Nama           : Emy Nur Indah Sari             Mata Kuliah  : Pengantar Management

NIM             : 201105090035                        

Semester      : II/ES Pagi

1.      Dalam pengertian management selalu dimulai dengan perencanaan dan diakhiri dengan pengawasan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan. Jelaskan jika seorang dalam mencapai tujuan tanpa perencanaan, apakah yang bersangkutan berhasil mencapai tujuan?

Tidak berhasil, karena Perencanaan adalah pembuatan keputusan (Decision Making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan–keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program–program dan penemuan–penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan–tujuan di waktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

2.      Kita mengenal berbagai bentuk struktur organisasi antara lain: Struktur Organisasi Garis, Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Garis dan Staff, Struktur Organisasi Fungsional dan Staff, Struktur Organisasi Proyek Matriks. Ada pernyataan: Setiap strategi yang ditetapkan akan berdampak pada perubahan struktur organisasi. Jelaskan maksudnya.

Struktur Organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian–bagian komponen dan posisi dalam suatu perusahaan. Maksud dari Setiap strategi yang ditetapkan akan berdampak pada perubahan struktur organisasi Struktur yang paling diinginkan adalah berbeda–beda, bergantung masing–masing organisasi dan dalam suatu organisasi sekalipun struktur itu akan berbeda dari waktu ke waktu. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi memperthankan kedatangan dan kepergian orang–orang dan untuk mengkoordinasi hubungannya dengan lingkungan. Misi dan tujuan menyeluruh suatu organisasi akan membantu menyusun rancang bangunnya. Struktur mengikuti strategi. Strategi akan menentukan bagaimana jalur wewenang dan saluran komunikasi diatur antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

Strategi mempengaruhi informasi yang mengalir sepanjang jalur tersebut, serta mekanisme perencanaan dan pengambilan keputusan. Perubahan–perubahan dalam strategi perusahaan mendahului dan mengarah pada perubahan rancang bangun organisasi. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang–barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan–satuan kerjanya sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentu struktur yang tepat.

3.      Anda adalah seorang manajer yang menyadari bahwa karyawan anda terutama termotivasi dengan uang. Bagaimana anda memotivasi mereka di tempat kerja agar memiliki etos kerja yang tinggi.

Manajer dapat membeli waktu karyawan, manajer dapat membeli kemampuan fisik karyawan. Tetapi, manajer tidak dapat membeli antusiasme, inisiatif, kesetiaan, penyerahan hati, jiwa dan akal budinya. Manajer harus memperoleh hal–hal berikut.

Motivasi adalah filsafat atau pandangan hidup yang dibentuk berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan. Jadi, penting diperhatikan oleh manajer bahwa teori–teori motivasi harus digunakan secara bijaksana. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai sistem, yang mencakup sifat–sifat individu, pekerjaan, situasi kerja, memahami hubungan antara insentif, motivasi dan produktivitas, mereka akan mampu memperkirakan perilaku bawahan.

Beberapa macam cara saya untuk dapat memberikan dorongan (motivasi) kepada para pegawai agar memiliki etos kerja yang tinggi, antara lain:

a.         Imbalan jasa                  à   Berupa honor, gaji, komisi/bonus dan komisi. Diberikan karena kemampuan/kecakapan bekerja.

b.         Tugas pekerjaan            à Adanya pembagian kerja yang adil, jelas dan sesuai dengan bidangnya. Sehingga semua kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

c.         Insentif                         à Untuk dapat lebih meningkatkan kemampuan kerja atau untuk meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

d.        Partisipasi dan Tanggung jawab    à Di sini ditanamkan prinsip partisipasi sehingga pegawai dapat melaksanakan pekerjaan dengan penuh rasa tanggung jawab.

e.         Pengembangan Pegawai                à   Suatu usaha yang dijalankan manajemen (pimpinan perusahaan/organisasi) untuk menambah kecakapan, keahlian dan efisiensi kerja bagi para pegawai.

f.          Pengakuan danPenghargaan         à   Melakukan pujian secara langsung, surat penghargaan, bintang jasa dan kenaikan gaji.

g.         Kepuasan kerja                              à   Ruangan tempat kerja memiliki udara yang cukup, suhu udara yang segar dan tata letak peralatan serasi.

4.      “ A leader who is effective in one situasion “ A leader who is effective in one situation may or may not be effective in – another. Jelaskan pengertiannya. Ini pendapatnya siapa?

Pendapat dari Fred Fiedler, bahwa efektifitas suatu kelompok atau organisasi tergantung pada interaksi antara kepribadian pemimpin dan situasi. Situasi dirumuskan dengan dua karateristik : à Derajat situasi di mana pemimpin menguasai, mengendalikan dan mempengaruhi situasi; dan à Derajat situasi yang menghadapkan manajer dengan ktidak pastian. Fiedler mengidentifiasikan ketiga unsur dalam situasi kerja ini untuk membantu menentukan gaya kepemimpinan mana yang akan efektif yaitu hubungan pemimpin, anggota, struktur tugas dan posisi keuangan pemimpin yang didapatkan dari wewenang formal. Untuk menjadi pemimpin yang paling efektif, mereka perlu menyesuaikan gaya–gaya kepemimpinannya terhadap situasi. Tetapi seharusnya pemimpin dapat mengubah–ubah gaya–gaya kepemimpinan mereka untuk memenuhi persyaratan/kebutuhan situasi tertentu dan seharusnya mereka dapat belajar untuk menjadi pemimpin yang efektif efektif. Situasi yang menguntungkan atau tidak menguntungkan apabila dikombinasikan dengan gaya kepemimpinan berorientasi tugas akan efektif.

5.      Apa yang menyebabkan sebuah keputusan yang telah dikeluarkan oleh pimpinan tidak dapat diterima oleh bawahan. Bagaimana seharusnya gaya pengambilan keputusan yang efektif agar dapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan.

1.      Penyebab sebuah keputusan tidak dapat diterima oleh bawahan, karena:

a.       Mungkin mereka menyadari, tentang alternatif–alternatif yang tidak dipertimbangkan pada analisis permulaan.

b.      Manajer tidak dapat meyakinkan para bawahan untuk melaksanakannya dengan penuh kemauan.

c.       Tidak berhati–hati dalam pengambilan keputusan bila hanya mempunyai sedikit pengalaman masa lalu.

d.      Tidak mencapai keputusan–keputusan yang sehat dan masuk akal.

e.       Bertentangan dengan kepentingannya.

f.       Menghilangkan atau mngurangi balas jasa atau kekuatannya seperti kekuasaan, gengsi, dan karir.

g.      Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disuakai atau menghindari tugas yang tidak diinginkan.

h.      Tidak melihat nilai perubahan yang direncanakan.

2.      Seharusnya gaya pengambilan keputusan yang efektif agar dapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan, antara lain:

a.       Manejer membuat keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang tersedia pada waktu tertentu.

b.      Manajer mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.

c.       Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan secara individual dan mendapatkan gagasan–gagasan dan saran–saran tanpa mengikut sertakan para bawahan sebagai suatu kelompok. Kemudian manajer membuat keputusan yang dapat atau tidak mencerminkan masukan–masukan atau perasaan para bawahan.

d.     Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan–gagasan dan saran–saran mereka dalam suatu pertemuan kelompok.

e.     Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun dan menilai alternatif–alternatif. Manajer tidak bermaksud untuk mempengaruhi para bawahan dan berkepentingan untuk menerima serta mengimplementasikan setiap keputusan hasil konsensus.

f.       Bukan perorangan yang memutuskan apa yang harus dilakukan tetapi suatu organisasi.

g.   Memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mencurahkan perhatian pada kegiatan–kegiatan yang lebih penting.